Biar Meetingmu Efektif, Baca Ini Dulu Yuk

Beberapa perusahaan menerapkan rapat rutin mingguan per divisi, gunanya untuk meninjau kegiatan atau laporan selama sepekan. Nah kalo sudah begini, bagaimana perasaan kamu ?! Mungkin ada yang merasa gugup, bahan belum disiapkan karena deadline, atau boring karena pasti yang dibicarakan itu-itu saja seakan tidak ada pembaharuan. Iya perasaan campur aduk meliputi kita sebagai tim.

Meeting atau rapat, biasa diadakan untuk koordinasi antar departemen di suatu perusahaan. Yang hadir bisa departemen tertentu, keseluruhan atau bahkan dengan para pemasok, nasabah penting, dan sebagainya. Rapat sebenarnya peristiwa atau agenda yang bisa dikatakan sangat penting bagi perkembangan ataupun kemajuan perusahaan.

Kira-kira, faktor apa aja sih yang bikin meeting kita jadi boring tanpa meninggalkan kesan yang baik :

Faktor Luar :

  • Jalannya rapat memakan waktu
  • Bahan atau agenda tidak jelas
  • Tidak ada hasil yang jelas dan tidak ada follow up
  • Suasana rapat kaku dan formal

Faktor Dalam :

  • Kurangnya ide
  • Tidak suka tampil
  • Hasil kerja kurang memuaskan
  • Tidak berani bertanggung jawab atas hasil kerjanya

Lalu bagaimana supaya meeting langsung pada tujuan dan intinya ?

1. Langsung Saja Tepat Sasaran Pada Intinya.

Usahakan membuat laporan langsung pada sasaran. Kalimat yang panjang cenderung membingungkan jika diterapkan pada laporan. Buatlah sebuah laporan meeting yang tertulis langsung pada intinya saja. Termasuk saat kita mencantumkan lampiran pada suatu laporan, sajikan dengan jelas cermat dan sederhana.

2. Kepada Siapa Laporan Meeting di Buat

Gaya penulisan laporan disesuaikan dengan target pembacanya. Kita perlu jelas siapa sasaran target pembaca kita sehingga kita dapat menyesuaikan dengan kebutuhan, preferensi, gaya dan tipe target pembaca tersebut. Tidak menutup kemungkinan bahwa kita perlu membuat laporan yang berbeda untuk target pembaca yang berbeda. Meskipun topik yang dibahas dalam laporan adalah sama.

3. Tunjuk Siapa Yang Bertanggung jawab Untuk Memimpin Setiap Topik Pembicaraan

Biasanya orang yang berbeda perlu untuk mempimpin sebuah topik pembicaraan. Orang yang bersangkutan bisa membahas detail topik, menjelaskan data, atau menceritakan tanggung jawab organisasi terhadap topik terkait. Menunjuk orang yang in-charge untuk tiap agenda membuat orang tersebut bisa melakukan persiapan sebelum meeting dilakukan.

4. Estimasi Waktu Pembahasan Untuk Setiap Topik

Dalam membahas sebuah topik, hitunglah berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan, membuat solusi, membahas pandangan yang berbeda serta menyetujui keputusan yang diambil. Biasanya pemimpin underestimate waktu yang diperlukan untuk membahas.

 



Leave a Reply

twelve − two =